A tájékoztató célja

Az információs önrendelkezési jogról szóló törvény alapján az adatvédelmi követelmények betartásához szükséges feltételek és az adatkezelés biztonságának megfelelő szintű biztosítása érdekében, a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló törvény, a közbeszerzésekről szóló törvény, az információszabadságról szóló törvény, az államháztartásról szóló törvény alapján az EP Trade Hungary Kft. ( a továbbiakban: Társaság vagy Adatkezelő) működése során keletkező közérdekű adatok és közérdekből nyilvános adatok nyilvánosságának biztosítása, a közérdekű adatigénylések teljesítési rendjének meghatározása, valamint a közérdekű és a közérdekből nyilvános adatok közzétételével kapcsolatos feladatok meghatározása és felelősségi rend kialakítása, az információ-áramlás naprakészségének biztosítása érdekében az alábbiakat határozom meg.

Továbbiakban a jelen Szabályzat célja, hogy rögzítse a http://ephutoklima.hu  Weboldal  adatvédelmi és –kezelési politikáját.

A szabályzat hatálya

  • A Szabályzat személyi hatálya kiterjed
  1. a Társaság valamennyi munkavállalójára, valamint az eseti jelleggel munkavégzésre igénybe vett dolgozóra,
  2. az adatfeldolgozóra, valamint
  3. a fentieken kívül mindazon személyre, aki a Társasággal bármilyen szerződéses jogviszonyban áll.
  • A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed
  1. a Társaságnál keletkezett valamennyi adatra,
  2. az informatikai rendszerben kezelt vagy feldolgozott adatra,
  3. az adatkezelés eredményeképpen létrejött adatra,
  4. a Társaságnál alkalmazott valamennyi hardver- és szoftvereszközre, valamint
  5. a Társaság tevékenységével kapcsolatos, működése során keletkező közérdekű adatra vagy közérdekből nyilvános adatra.
  1. Fogalmi meghatározások
  • érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy.
  • személyes adat: az érintettel kapcsolatban hozható adat-különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságra jellemző ismeret-, valamint az abból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés.
  • különleges adat: a faji eredetre, a nemzeti és etnikai kissebséghez tartozásra, a politikai véleményre, pártállásra, vallásos vagy világnézeti meggyőződésre, párttagságra, az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, a szexuális életre vonatkozó adat
  • adatállomány: az egy nyilvántartó rendszerben kezelt adatok összessége
  • bűnügyi személyes adat: a büntetőeljárás során vagy azt megelőzően a bűncselekménnyel vagy büntetőeljárással összefüggésben, a büntetőeljárás lefolytatására, illetőleg bűncselekmények felderítésére jogosult szerveknél, továbbá a büntetés végrehajtási szervezeteknél keletkezett, és az érintettekkel kapcsolatba hozható, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat.
  • hozzájárulás: az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatásán alapul, és amellyel félreérhetetlen beleegyezést adja a rá a vonatkozó személyes adatok- teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő kezeléshez.
  • tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri.
  • adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtja.

A jelen Szabályzat szerinti adatkezelő:

Neve: EP Trade Hungary Kft.

Adószám: 25571659-2-04

Cégjegyzékszám: 04-09-013776

Székhely: 5712 Szabadkígyós, Arany János u. 31/3.

Telefonszám: +36 30 381 8617

E-mail címe: ephutoklima@gmail.com

  • adat továbbítása: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele.
  • nyilvánosságra hozatal: az adatot bárki számára történő hozzáférhetővé tétele.
  • adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele olyan módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges.
  • adatmegjelölés: az adat azonosító jelzéssel ellátása annak megkülönböztetése céljából.
  • adatzárolás: az adat azonosító jelzéssel ellátása további kezelésének végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából.
  • adatmegsemmisítés: az adatok tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése.
  • adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszerektől és eszközöktől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adatokon végzik.
  • adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelővel kötött szerződése alapján-beleértve a jogszabály rendelkezésre alapján történő szerződéskötést is – az adatok feldolgozását végzi.
  • adatnyilvántartó rendszer: személyes adatok bármely strukturált, funkcionálisan vagy földrajzilag centralizált, decentralizált vagy szétszórt állománya, mely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető.
  • adatvédelmi incidens: személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása, a jogosulatlan hozzáférés, nyilvánosságra hozatal, továbbítás, törlés, sérülés vagy megsemmisülés
  • harmadik személy: olyan természetes személy vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki, vagy nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval.
  • harmadik ország: minden olyan állam, amelyen nem EGT – állam.
  1. Az adatkezelés alapelvei

A Társaság adatkezelői tevékenységét a jelen tájékoztatóban foglalt okból végzi. A Társaság mindenkori ügyvezető igazgatója, a Társaság vezetőivel együttműködésben határozza meg a dolgozók adatkezeléssel kapcsolatos feladatait. Tevékenységük célja, hogy törvényes és tisztességes módon az adatkezelés minden fázisában biztosítsák az adatok pontosságát, gondoskodjanak az érintett személyes adatainak védelméről jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, törlés vagy megsemmisülés esetén.

  1. Az adatkezelés jogalapja

Személyes adat akkor kezelhető, ha:

  • ahhoz az érintett hozzájárul vagy
  • azt a törvény, vagy a törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben törvény, vagy helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból elrendeli / kötelező adatkezelés /

Kötelező adatkezelés esetén a kezelendő anyagok fajtáit, az adatkezelés célját és feltételeit, az adatok megismerhetőségét, az adatkezelés időtartamát, valamint az adatkezelő személyét a törvény, illetve önkormányzati rendelet határozza meg. Személyes adat kezelhető akkor is, ha az érintett hozzájárulásának beszerzése lehetetlen vagy aránytalan költséggel járna és a személyes adat kezelése a Társaságra vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából szükséges vagy a Társaság, ill. harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából szükséges, és ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jogkorlátozásával arányban áll.

Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés hozzájárulásán alapul, vagy kötelező. Az érintettet egyértelműen, közérthetően és részletesen tájékoztatni kell a kezelésre kerülő személyes adatokról, valamint az adatainak kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatfeldolgozásra jogosult személyről, az adatkezelés időtartamáról, ill. arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat.

Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulása alapján kerül sor, a Társaság a felvett adatokat-törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy a saját, ill. harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, ha ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll, további külön hozzájárulás nélkül is kezelheti.

A Társaság az adatkezelés során az alábbi jogszabályok alapján végzi tevékenységét:

  • 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról
  • 2005. évi CXXXIII. törvény a személy és vagyonvédelem, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól
  • 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről
  • 2000. évi C. törvény a számvitelről
  • 1997. évi CLV. törvény a fogyasztóvédelemről
  • 1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról
  • 1993. évi XCIII. törvény a munkavédelemről
  • 2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről
  • 2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről
  • 2004. évi I. törvény a sportról
  • 2007. évi CLXXXI. törvény a közpénzekből nyújtott állami támogatások átláthatóságáról
  • 2015. évi CXLIII. törvény a közbeszerzésről
  • 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról
  • 1995. évi CXIX. törvény a kutatás és közvetlen üzletszerzés célját szolgáló név és lakcím adatok kezeléséről
  1. Adatbiztonságra és információbiztonságra vonatkozó szabályok

A Társaság papíralapon, ill. számítógépes hálózaton végzi a személyes adatok tárolását. A papíralapú adattárolás kizárólag riasztórendszerrel ellátott, megfelelően zárható helyiségben történhet oly módon, hogy az illetéktelen személy által ne legyen hozzáférhető vagy megismerhető. A Társaság az elektronikus információk védelme érdekében a 6. pontban felsorolt szabályzatokat alkalmazza.

  1. www.ephutoklima.hu honlap megtekintésével kapcsolatos adatkezelés.
  • www.ephutoklima.hu és honlap bárki számára hozzáférhetően közzétett tartalmak megtekintése személyes adatok megadása nélkül lehetséges. A honlapokon a látogatókról automatikusan az alábbi adatokat rögzíti: a látogató IP-címe, a látogatás időpontja, a weboldalon megtekintett aloldalak és tartalmak. Ezeket az adatokat az adatkezelő kizárólag a honlappal kapcsolatos elemzésre, a honlap biztonságos működésének az ellenőrzésére használja fel.
  • A honlapokon, mint az elérhető más honlapokon döntő többségén is, úgynevezett „cookie”-k (sütik) működnek, melyek a honlap használatával kapcsolatos információkat őriznek meg. Ezek lehetővé teszik a Google Analytics szolgáltatásainak igénybe vételét. A sütik-ben tárolt adatok kezelésének célja a felhasználói élmény növelése és a honlap online szolgáltatásainak fejlesztése. A honlapon használt sütik személy szerinti beazonosítására alkalmas információt nem tárolnak.
  • A honlapok látogatása során a számítógépre elhelyezett sütiket a felhasználó a saját számítógépéről bármikor eltávolíthatja, illetve letilthatja böngészőjében a sütik alkalmazását. Ezzel kapcsolatos további információ a https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=hu magyar nyelven is olvasható honlapon olvasható.
  • Az adatkezelő a honlapokon keresztül, jellemzően a „Kapcsolat” fül alatt feltűntetett elérhetőségeken kezdeményezett, e-mailben közölt kérdéseket, ötleteket, javaslatokat, észrevételeket a folyamatok, termékek és szolgáltatások fejlesztése céljából felhasználja és tárolja. Az ezzel kapcsolatos adatok megadása önkéntes, a fenti célokkal történő adatkezeléshez való hozzájárulást az adatkezelő az e-mail elküldésével megadottnak tekinti. Az ötleteket, véleményeket, észrevételeket tartalmazó e-maileket az adatkezelő legfeljebb 1 évig őrzi meg, amennyiben korábban megszűnik az adatkezelés célja, annak bekövetkeztével törli az e-mailt.
  1. Az egyes tevékenységekre vonatkozó adatkezelések részletezése
  1. Információ kérése

Az Infotv. 65.§ (3) bekezdése a) pontja alapján a NAIH – mint Hatóság – nem vezet adatvédelmi nyilvántartást erről az adatkezelésről.

Az adatkezelés jogalapja: Az információkérés önkéntes hozzájáruláson alapul.

Az adatkezelés célja: Az érintett számára megfelelő információ nyújtása és kapcsolattartása.

A kezelt adatok köre és célja:

Adat Cél
név azonosítás
e-mail cím kapcsolattartás, igény pontosítása, információ adás
telefonszám kapcsolattartás, igény pontosítása, információ adás
kérdés/kérés tartalma válaszadás input adata

Az érintettek köre: Minden természetes személy, aki az Adatkezelővel kapcsolatba lép és az Adatkezelőtől információt kér személyes adatainak megadásával.

Az adatkezelés időtartama: A cél megvalósulásáig.

Az adatkezelés folyamata:

  • az érintett a maga által választott módon (személyes, telefon, e-mail-ben, egyéb formában) információ kérés céllal fordul az Adatkezelőhöz.
  • az Adatkezelő a kérést, igényt szükség szerint pontosítja az érintettel.
  • az Adatkezelő megadja a kért információt azon módon, ahogy az érkezett, illetve ahogy arról az érintett megállapodott.
  1. Ajánlatkérés

Az Infotv. 65.§ (3) bekezdés a) pontja alapján a NAIH – mint Hatóság – nem vezet adatvédelmi nyilvántartást erről az adatkezelésről.

  • Az adatkezelés jogalapja: Az ajánlatkérés önkéntes hozzájáruláson alapul.
  • Az adatkezelés célja: Az ajánlatkérő számára megfelelő ajánlat adása és kapcsolattartás.

Kezelt adatok köre és célja:

Adat Cél
név azonosítás
e-mail cím kapcsolattartás
telefonszám kapcsolattartás
kérdés/kérés tartalma válaszadás input adata
kiválasztott termék vagy szolgáltatás megjelölése ajánlatadáshoz szükséges
rendelt termék/szolgáltatás darabszáma ajánlatadáshoz szükséges
igényelt szállítási vagy teljesítési határidő ajánlatadáshoz szükséges
speciális igények megjelölése ajánlatadáshoz szükséges
  • Az érintett köre: Minden természetes személy, aki az Adatkezelőtől adott szolgáltatás és/vagy termék kapcsán ajánlatot kér az ehhez szükséges adatok megadásával.
  • Az adatkezelés időtartama: Az ajánlat érvényességi idejének lejártáig.
  • Az adatkezelés folyamata:
  • az érintet a maga által választott módon (személyesen, telefonon, e-mailben, egyéb formában) ajánlatkérési kérés céllal fordul az Adatkezelőhöz.
  • az Adatkezelő a kérést, igényt szükség szerint pontosítja az érintettel.
  • az Adatkezelő ajánlatot ad azon módon, ahogy arról az érintettel megállapodott.
  1. Közösségi oldalakon történő jelenlét és marketing

Az adatkezelés jogalapja az adatkezelő közösségi oldalakon lévő profiljához kapcsolódó adatkezelés önkéntes hozzájáruláson alapul.

Az adatkezelés célja az Adatkezelő honlapján található tartalmak közösségi oldalakon történő megosztása, az erre való figyelemfelhívás, marketing.

A kezelt adatok köre és célja:

Adat Cél
Név azonosítás
használatos fotó azonosítás
hozzászólás vélemény, hozzászólás kifejezése
értékelés vélemény, hangulat kifejezése
kérdés/kérés tartalma válaszadás input adata

Az érintett köre minden természetes személy, aki az Adatkezelő közösségi oldalait látogatják, követik, az azon elhelyezett tartalmakhoz viszonyulnak (like/dislike), azokat megosztják saját ismerőseik között részben vagy teljes körűen.

Az adatkezelés időtartama a leiratkozásig.

  1. Panaszkezelés

A panasz megtétele önkéntes hozzájáruláson alapul, de a megtett panasz esetén a kezelt adatok vonatkozásában a fogyasztóvédelemről szóló 1997. évi CLV. törvény alapján kötelező.

  • az info@ephutoklima.hu e-mail címen, lehetőleg az e-mail „Tárgy” rovatában a PANASZ szó feltüntetésével, vagy
  • postai úton az EP Trade Hungary Kft. 5712 Szabadkígyós, Arany János u. 31/3. címre lehet eljuttatni az Adatkezelő részére.

Az érintettek köre minden természetes személy, aki megrendelt, igénybe vett szolgáltatásra/termékre, és/vagy az Adatkezelő magatartására, tevékenységére vagy mulasztására vonatkozó panaszát szóban vagy írásban közölni kívánja.

Az adatok kezelésének célja a panasz közlésének lehetővé tétele, az érintett és panasza azonosítása, valamint a törvényből származó kötelezően rögzítendő adatok felvétele, valamint kapcsolattartás.

Az adatkezelés időtartama az Adatkezelő a panaszról felvett jegyzőkönyvet és a válasz másolati példányát a felvételüktől számított 5 évig kezeli a vonatkozó és hatályos Fgytv. 17/A § 7. bek alapján, kötelezően.

A kezelt adatok köre és célja:

Adat Cél
A panasz azonosítója azonosítás
név azonosítás
A panasz beérkezésének időpontja azonosítás
telefonszám kapcsolattartás
a hívás időpontja azonosítás
a beszélgetés során megadott személyes adatok azonosítás
számlázási/levelezési/e-mail cím kapcsolattartás
panaszolt termék/szolgáltatás/magatartás panasz kivizsgálása
csatolt dokumentumok panasz kivizsgálása
panasz oka panasz kivizsgálása
maga a panasz panasz kivizsgálása

A Fgytv. rendelkezésének megfelelően az írásbeli panaszt a vállalkozó a beérkezését követően harminc napon belül, vagy ha jogszabály ennél rövidebb határidőt állapít meg, annak lejártáig köteles írásban érdemben megválaszolni és intézkedni annak közéles iránt.

A panaszt elutasító álláspontját a vállalkozás indokolni köteles.

Az adatkezelés folyamata:

  • az érintett a maga által választott módon közli a panaszát az Adatkezelővel.
  • szóbeli panasz esetén az Adatkezelő jegyzőkönyvet vesz fel a panaszról.
  • az Adatkezelő megvizsgálja a panasz összeg körülményét, és ezek alapján megválaszolja azt.
  • az Adatkezelő törekszik a panasztévő számára megnyugtató módon rendezni a panaszt.
  1. Az adatokhoz való hozzáférés
  • Az Ön által megadott személyes adatokhoz az Adatkezelő és az 2. pontban bemutatott Adatfeldolgozók férhetnek hozzá a feladataik ellátása érdekében.
  • Az adatkezelő képviseletét ellátó ügyvéd szintén megismerheti a személyes adateit is, ha az Ön beadványa alapján bírósági eljárás indul.
  • Az Adatkezelő kivételes esetben adja át a személyes adatait más állami szervek számára amennyibe
  1. az Adatkezelő az irattározásra vonatkozó jogszabályok és belső szabályzata alapján az Ön személyes adatait tartalmazó ügyet átadja a Levéltár számára.
  2. az Önt érintő ügyben bírósági eljárás indul, és az eljáró bíróság számára szükséges az Ön személyes adatait tartalmazó iratok átadása,
  3. a rendőrség megkeresi a Hatóságot, és a nyomozáshoz az Ön személyes adatait tartalmazó iratok továbbítását kéri.
  1. Adatbiztonsági intézkedések

Az Adatkezelő az Ön által megadott személyes adatokat elsődlegesen az jelen Szabályzat elején megadott adatfeldolgozó szokásos védelmi rendszerekkel ellátott szerverein, részben a saját informatikai eszközein, papír adathordozó esetén székhelyén megfelelően elzárva tárolja. A személyes adatai tárolásához az Adatkezelő más közreműködő szolgáltatást nem vesz igénybe.

Az Adatkezelő az elvárható intézkedésekkel gondoskodik arról, hogy a személyes adatait védje többek között a jogosulatlan hozzáférés ellen vagy azok jogosulatlan megváltoztatás ellen.

  1. Az adatkezeléssel kapcsolatos jogok
  • A tájékoztatás kéréséhez való jog:

Ön az Adatkezelő 2. pontban megadott elérhetőségein keresztül, írásban tájékoztatást kérhet az Adatkezelőtől, hogy az tájékoztassa:

a, milyen személyes adatait,

b, milyen jogalapon,

c, milyen adatkezelési cél miatt,

d, milyen forrásból,

e, mennyi ideig kezei,

f, az Adatkezelő kinek, mikor és milyen jogszabály alapján, mely személyes adataihoz biztosított hozzáférést vagy kinek továbbította a személyes adatait.

Az Adatkezelő az Ön kérelmét legfeljebb 30 napon belül, az Ön által megadott elérhetőségre küldött levélben teljesíti.

  • A helyesbítéshez való jog

Ön az Adatkezelő 2. pontban megadott elérhetőségein keresztül, írásban kérheti az Adatkezelőtől, hogy az módosítsa valamely személyes adatát (például bármikor megváltoztatja az e-mail címét vagy postai elérhetőségét).

Az Adatkezelő a kérelmét legfeljebb 30 napon belül teljesíti, és erről az Ön által megadott elérhetőségre küldött levélben értesíti.

  • Törléshez való jog

Ön az Adatkezelő 2. pontban megadott elérhetőségein keresztül, írásban kérheti az Adatkezelőtől személyes adatainak törlését.

A törlési kérelmet az Adatkezelő abban az esetben utasíthatja el, ha a jogszabály vagy valamely belső szabályzat az Adatkezelőt a személyes adatok további tárolására kötelezi. Ilyen eset például az, ha az irattározásra vonatkozó, belső szabályzatban foglalt határidő nem telt le. Amennyiben azonban nincs ilyen kötelezettség, akkor az Adatkezelő az Ön kérelmét legfeljebb 30 napon belül teljesíti, és erről az Ön által megadott elérhetőségre küldött levélben értesíti.

  • A zároláshoz való jog

Ön az Adatkezelő 2. pontban megadott elérhetőségein keresztül, írásban kérheti az Adatkezelőtől, hogy személyes adatait zárolja.

A zárolás addig tart, amíg az Ön által megjelölt indok szükségessé teszi az adatok tárolását. Ilyen lehet például, ha úgy gondolja, hogy a beadványát az Adatkezelő jogellenesen kezelte, azonban az Ön által kezdeményezett hatósági vagy bírósági eljárás érdekében szükséges az, hogy a beadványát az Adatkezelő ne törölje. Ebben az esetben a hatóság vagy a bíróság megkereséséig az Adatkezelő tovább tárolja a személyes adatot (például az Ön beadványát), ezt követően törli az adatokat.

  • A tiltakozáshoz való jog

Ön az Adatkezelő 2. pontban megadott elérhetőségein keresztül, írásban tiltakozhat az adatkezelés ellen, ha az Adatkezelő személyes adatát közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudományos kutatás céljából továbbítaná, felhasználná. Így például Ön tiltakozhat az ellen, ha az Adatkezelő az Ön hozzájárulása nélkül az Ön személyes adatait tudományos kutatás céljából felhasználná.

Ön tiltakozhat az adatkezelés ellen akkor is, ha Ön szerint a személyes adatai kezelése kizárólag az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve a jogszabályi felhatalmazáson alapuló adatkezeléseket. Így például nem tiltakozhat az ellen, ha az irattározásra vonatkozó belső szabályzatunk alapján a személyes adatait tartalmazó beadványát – az ügy irataival együtt – átadjuk a Levéltár számára.